Por Vitor Pacheco
É difícil afirmar com certeza qual é o principal motivo do grande índice de “retrabalho” nas empresas integradoras do mercado de micro e mini geração distribuída de energia, mas sabemos que são muitos e que a combinação entre várias causas dificulta a interpretação dos responsáveis na empresa para que os problemas sejam sanados, fazendo com que a “operação” sofra nas fases de execução dos projetos.
No último artigo, escrevi sobre o tratamento dado a projetos como processos, e como isso afeta o detalhamento das atividades a serem realizadas por cada integrante da equipe.
Então, vamos supor que a empresa integradora já compreendeu a importância de se detalhar o escopo de projeto e produto (falarei disto com detalhes em outro artigo), chegamos a outro desafio: como fazer este detalhamento bem feito?
Partes interessadas
Partes interessadas são pessoas/cargos/empresas/órgãos que têm algum poder de decisão sobre itens do seu projeto, e com isso têm alguma influência no andamento de suas atividades.
Qualquer influência deve ser medida, pois poderá ser fraca, média ou forte, e além disso poderá ser a favor do projeto ou contra. Sabendo disso, conhecer as partes interessadas é essencial para que se antecipe possíveis problemas, os elimine ou se prepare para enfrentá-los caso ocorram (uma combinação com a análise de riscos do projeto, certo?).
Desde a fase comercial do projeto, devem ser identificadas as principais Partes Interessadas relacionadas ao cliente ou ao “ambiente” do projeto. Será que estes stakeholders não têm algum requisito que altera o escopo, custos, recursos, qualidade do projeto?
Requisitos
Quanto mais se conhece as partes interessadas do projeto, mais se poderá definir as necessidades do projeto para que ele seja um sucesso.
Estas necessidades, chamamos de “requisitos” das partes interessadas. Sem a coleta total de requisitos, de todas as partes interessadas, o projeto está fadado ao insucesso, ou a altos índices de retrabalho e adição de escopo.
Identificar todas as partes interessadas, entrevistá-las e coletar seus requisitos é essencial para que se saiba o escopo total do projeto e se estime corretamente seu custo e, consequentemente, o preço de venda.
Vamos a alguns exemplos:
A atividade de içamento de módulos fotovoltaicos ao telhado deve ser feita com segurança tanto para pessoas quanto para as estruturas de edifícios, rede elétrica, etc. Dependendo da altura deste telhado, será necessária a contratação de um caminhão munck, ou até mesmo um guindaste, e estes veículos costumam ocupar espaço em vias públicas. Aqui, já sabemos que a Prefeitura da cidade e seus órgãos de trânsito são partes interessadas no projeto, pois terão requisitos relacionados a execução desta atividade. Além disso, se a rede elétrica estiver “a favor” deste edifício, poderá ser necessário que se desligue o circuito de distribuição no momento da atividade, tornado a concessionária de energia outra parte interessada no projeto. A burocracia necessária para estar liberações, seus custos e prazos devem ser levados em consideração no planejamento do projeto. Caso não sejam, poderão levar a surpresas desagradáveis no momento de execução da atividade de aos famosos “incêndios” que a equipe deverá apagar.
Você irá instalar um sistema FV em uma indústria, e no desenvolvimento do projeto executivo seu engenheiro definiu que os inversores serão instalados em um ponto X da fábrica, próximo ao QGBT. Não conhecendo o detalhamento do projeto nem todas as partes interessadas, toda sua equipe confirmou este projeto executivo e a documentação foi gerada, materiais adquiridos, e a obra se inicia. No momento da instalação, o gerente da fábrica aborda a equipe e diz que naquele ponto não podem ser instalados os inversores pois há circulação de máquinas, e aponta um novo local o qual leva a necessidade de troca de cabeamento elétrico, aquisição de eletrocalhas, etc. Atraso na obra e aumento de custos foram gerados pois não se identificou o Gerente de Fábrica como uma parte interessada do projeto, que tinha uma influência alta na localização dos equipamentos.
Estes são exemplos simples, mas que mostram a importância de se identificar os stakeholders e coletar seus requisitos para se detalhar o escopo do projeto.
E como fazer isso?
A base para uma boa identificação de partes interessadas e coleta de requisitos é a própria experiência da empresa em projetos similares (lições aprendidas), entrevistas com as já identificadas, análise do escopo vendido (ou a ser vendido) e do local de implantação do sistema.
Isso pode ser facilitado por um pré-planejamento do projeto feito pelos principais membros da equipe, ou mesmo pelo gerente de projetos, no qual se tentará antecipar o detalhamento do projeto e surgirão itens a ser confirmados e detalhados. Daí, conhecerá partes interessadas que poderão escapar em um primeiro momento.
É importantíssimo se investir tempo e recursos na identificação de partes interessadas e coletas de seus requisitos, pois isto irá direcionar o escopo do projeto e, obviamente, o que deve ser feito para que se entregue tudo que foi exigido.
Mesmo em projetos pequenos, como sistemas fotovoltaicos residenciais, existem várias partes interessadas a serem entrevistadas e com requisitos próprios. Os documentos internos da empresa, relacionados a saúde e segurança por exemplo, geram requisitos para todos os projetos. A qualidade esperada na entrega de seu projeto também é uma fonte de partes interessadas e requisitos, pois pode limitar algumas ações ou exigir que materiais ou equipamentos sejam contratados.
Enfim, cada empresa e projeto deverá atacar estas definições de maneira única. É aí que um bom gerenciamento de projetos faz a diferença!
Na sua empresa, é dada a devida atenção a isso? Espero que sim!
Nos próximos textos, falaremos mais sobre projetos, inclusive sobre como tratar partes interessadas favoráveis ou contrárias ao projeto.
